Medan – Universitas Potensi Utama kembali menggelar kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) yang berfokus pada peningkatan efisiensi administrasi di lingkungan pendidikan. Kali ini, tim dosen Universitas Potensi Utama menyelenggarakan pelatihan dengan judul “Pelatihan Pembuatan Surat Undangan Orang Tua Massal Menggunakan Mail Merge” yang ditujukan kepada staf administrasi dan guru di Kartika I-1 Medan Helvetia.

Kegiatan berlangsung pada hari Jumat, 06 Januari 2023, pukul 10.00 – 12.00 WIB, dan dihadiri oleh para staf administrasi serta guru di lingkungan Kartika I-1 Medan Helvetia. Tim pelaksana PKM terdiri dari Silvia Lestari, S.Kom., M.Kom, Yahya Tanjung, S.T., M.M, Dian Mayasari, S.Kom., M.Kom, dan Sity Nurzahro’a.

Dalam kegiatan administrasi sekolah, pembuatan surat undangan kepada orang tua murid sering kali menjadi pekerjaan yang repetitif dan memakan waktu, terutama jika dilakukan secara manual satu per satu. Kesalahan penulisan nama, alamat, atau informasi penting lainnya juga rentan terjadi. Berdasarkan identifikasi tim pengabdi, terdapat dua rumusan masalah utama dalam kegiatan ini, yaitu:

a. Bagaimana tingkat pemahaman dan keterampilan staf administrasi Kartika I-1 Medan Helvetia dalam membuat surat undangan massal sebelum diberikan pelatihan Mail Merge?
b. Bagaimana efektivitas penggunaan fitur Mail Merge dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi pembuatan surat undangan kepada orang tua murid?

Adapun manfaat dari dilaksanakannya kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini adalah:

Kegiatan pelatihan berlangsung secara interaktif dengan metode penyampaian materi pengenalan Mail Merge serta praktik langsung menghubungkan Microsoft Word dengan Microsoft Excel melalui fitur Mail Merge. Tim pengabdi dari Universitas Potensi Utama memandu para peserta langkah demi langkah mulai dari pembuatan template surat di Word, penyusunan database di Excel, hingga proses penggabungan (merge) sehingga menghasilkan surat undangan massal yang terpersonalisasi secara otomatis.

Para peserta terlihat antusias mengikuti sesi praktik. Mereka juga aktif bertanya mengenai kendala-kendala teknis yang sering dihadapi dalam pekerjaan administrasi sehari-hari, seperti format data yang tidak sesuai, kesalahan dalam menuliskan field, serta cara mengatasi kesalahan cetak.

Berdasarkan wawancara, tanya jawab, serta pengamatan langsung selama kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini berlangsung, diperoleh hasil sebagai berikut:

Berdasarkan hasil analisis kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang telah dilaksanakan, tim PKM Universitas Potensi Utama menyimpulkan sebagai berikut:

Dengan terselenggaranya kegiatan ini, Universitas Potensi Utama berharap para staf administrasi dan guru Kartika I-1 Medan Helvetia dapat menerapkan ilmu yang telah diperoleh dalam pekerjaan sehari-hari, sehingga komunikasi dengan orang tua murid menjadi lebih profesional, efisien, dan bebas dari kesalahan administratif.