Medan – Universitas Potensi Utama terus menunjukkan komitmennya dalam mengintegrasikan teknologi informasi untuk memberdayakan lembaga masyarakat. Salah satu wujud nyata dari komitmen tersebut adalah kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) dengan judul “Implementasi Teknologi Informasi Resource sebagai Upaya Peningkatan Layanan Informasi dan Manajemen Data Perkuburan kepada Masyarakat Berbasis Hybrid” yang dilaksanakan di Badan Pengelola Perkuburan Islam (BPPI) Kecamatan Medan Helvetia.
Kegiatan ini bertujuan untuk mentransformasi sistem pengelolaan data perkuburan yang masih bersifat manual menjadi sistem berbasis digital hybrid (web dan mobile android), sehingga layanan informasi kepada masyarakat menjadi lebih cepat, akurat, transparan, dan dapat diakses kapan saja serta di mana saja.
Profil Mitra dan Permasalahan yang Dihadapi
BPPI Kecamatan Medan Helvetia beralamat di Jalan Beringin II No. 93 Helvetia Medan. Lembaga yang didirikan pada 15 November 1978 ini mengelola empat lokasi perkuburan (Makla 1 s.d. Makla 4) yang tersebar di wilayah Medan dan Deli Serdang, dengan jumlah anggota Serikat Tolong Menolong (STM) sebanyak 76 orang.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara tim PKM dengan Ketua BPPI, Bapak Bambang Ponco Asmoko, ditemukan beberapa permasalahan prioritas, antara lain:
- Belum optimalnya layanan informasi berbasis teknologi. Masyarakat harus datang langsung ke kantor atau area perkuburan untuk mendapatkan informasi, termasuk mencari lokasi kuburan keluarga.
- Manajemen data masih manual. Pendataan kubur, blok, ahli waris, iuran, serta pemindahan/pembongkaran kubur masih dilakukan dengan buku dan kwitansi, sehingga rawan kesalahan, lambat, dan sering tidak update.
- Keterbatasan sumber daya manusia (SDM) dalam penguasaan teknologi. Tenaga administrasi dan petugas lapangan masih terbatas pengetahuannya tentang komputer, internet, dan pemanfaatan smartphone untuk pengelolaan data.
Solusi dan Target Kegiatan
Tim pelaksana PKM yang diketuai oleh Wisnu Rayhan Adhitya, S.AB.,
M.Si bersama para dosen dan mahasiswa Universitas Potensi Utama memberikan solusi berupa:
- Pelatihan dan workshop penggunaan komputer, internet, dan smartphone bagi pengurus, tenaga administrasi, dan petugas lapangan BPPI.
- Pembangunan aplikasi pengelolaan data perkuburan berbasis hybrid (web dan android) yang diberi nama SIMAKLA (Sistem Informasi Manajemen Data Perkuburan). Aplikasi ini dapat diakses melalui http://simakla.com.
- Pendampingan terstruktur dalam pengoperasian aplikasi, mulai dari entri data STM, anggota, blok kubur, ahli waris, iuran, hingga pembuatan laporan.
- Penyediaan buku panduan penggunaan aplikasi serta modul pelatihan.
Target capaian dari kegiatan ini adalah peningkatan pengetahuan dan keterampilan SDM BPPI sebesar 85% dalam mengelola data perkuburan berbasis teknologi informasi.
Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan PKM dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu observasi lapangan, sosialisasi, workshop, pelatihan, pendampingan, serta evaluasi dan refleksi. Rangkaian kegiatan tatap muka berlangsung di sekretariat BPPI Jalan Beringin II No. 93 Helvetia Medan, termasuk pelatihan intensif pada tanggal 25-26 Oktober 2023.
Tim pelaksana juga melibatkan dua orang mahasiswa Program Studi Rekayasa Sistem Komputer dalam skema Magang Merdeka Belajar-Kampus Merdeka (MBKM) yang mengkonversi 10 SKS mata kuliah, antara lain Komunikasi Skill, Technopreneurship, dan Pemrograman Sistem.
Hasil yang Dicapai
Berdasarkan evaluasi menggunakan angket sebelum dan setelah kegiatan, diperoleh hasil sebagai berikut:
- Tingkat pemahaman pengetahuan pengurus BPPI tentang implementasi teknologi informasi resource meningkat sebesar 81,93% (kategori baik).
- Tingkat keterampilan pengurus BPPI dalam menjalankan program aplikasi layanan informasi dan manajemen data perkuburan berbasis hybrid meningkat sebesar 74,37% (kategori baik).
Selain itu, luaran konkret yang telah dihasilkan antara lain:
- Aplikasi SIMAKLA berbasis hybrid (web dan android) yang sudah online dan dapat digunakan untuk mengelola data perkuburan, blok kubur, ahli waris, iuran, serta laporan tahunan.
- Buku panduan penggunaan aplikasi untuk memudahkan operator dan petugas lapangan.
- Publikasi kegiatan di media massa cetak Mimbar Umum dan media online (https://mimbarumum.co.id).
- Publikasi ilmiah pada Jurnal Abdi Mas Nusa Mandiri (terakreditasi Sinta).
- Video dokumentasi kegiatan yang diunggah di kanal YouTube ketua pelaksana.
Kesimpulan
Kesimpulan dari kegiatan PKM ini adalah sebagai berikut:
- Terjadi peningkatan signifikan dalam pengetahuan (81,93%) dan keterampilan (74,37%) pengurus BPPI dalam mengimplementasikan teknologi informasi resource untuk layanan informasi dan manajemen data perkuburan berbasis hybrid.
- Kegiatan pelatihan dan pendampingan berhasil menghasilkan program aplikasi layanan informasi dan manajemen data perkuburan berbasis hybrid yang siap digunakan.
- Tim pelaksana telah menyediakan buku panduan penggunaan aplikasi yang dapat membantu pengurus BPPI dalam menerapkan sistem secara mandiri.
- Kemampuan administrasi dan manajemen data pengurus BPPI mitra meningkat, sehingga pengelolaan data perkuburan menjadi lebih tersistem, terdokumentasi dengan baik, dan layanan informasi kepada masyarakat menjadi lebih transparan serta akuntabel.
Dengan terselenggaranya kegiatan ini, Universitas Potensi Utama berharap BPPI Kecamatan Medan Helvetia dapat terus mengoptimalkan penggunaan aplikasi SIMAKLA, sehingga pelayanan kepada masyarakat, khususnya para ahli waris dan peziarah, menjadi lebih mudah, cepat, dan terpercaya.
Indonesia
English
