Medan, Universitas Potensi Utama – Koperasi sekolah memiliki peran penting dalam menumbuhkan jiwa kewirausahaan dan memberikan layanan kebutuhan warga sekolah. Namun, pengelolaan keuangan yang kurang transparan dan tidak didukung sistem pengendalian internal yang memadai sering menjadi kendala utama dalam menjaga kepercayaan anggota serta keberlangsungan koperasi. Menjawab tantangan tersebut, tim dosen Universitas Potensi Utama (UPU) melaksanakan kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) berupa "Pelatihan Sistem Pengendalian Internal Pengelolaan Keuangan pada Koperasi Sekolah Pelangi" pada Kamis, 5 Januari 2023.

Kegiatan yang berlangsung mulai pukul 10.00 hingga 15.00 WIB ini dihadiri oleh pengurus dan anggota Koperasi Sekolah Pelangi Medan. Para peserta tampak antusias mengikuti seluruh rangkaian pelatihan yang dirancang secara interaktif dan aplikatif.

Tim pelaksana kegiatan ini terdiri dari Ratih Anggraini Siregar, SE., M.Ak; Ananda Fitriani Dewi, S.E., M.M; Yuli Arnida Pohan, S.Kom., M.M; Santi Rizki, S.E., M.M; serta didukung oleh Emanto Lase.

Ketua tim pelaksana, Ratih Anggraini Siregar, menjelaskan bahwa kegiatan pengabdian ini memiliki tiga tujuan utama.

"Pertama, meningkatkan pemahaman anggota Koperasi Sekolah Pelangi terhadap praktik sistem pengendalian internal dalam pengelolaan keuangan koperasi. Kedua, untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan anggota koperasi tentang pentingnya sistem pengendalian internal yang efektif, termasuk unsur-unsur seperti pemisahan tugas, dokumentasi transaksi, dan otorisasi keuangan. Ketiga, untuk merancang dan mendorong implementasi langkah-langkah strategis yang dapat dilakukan oleh anggota Koperasi Sekolah Pelangi untuk menerapkan praktik sistem pengendalian internal dalam pengelolaan keuangan secara berkelanjutan dan kontekstual," ujarnya.

Kegiatan ini memberikan tiga manfaat strategis bagi mitra. Pertama, dengan adanya kegiatan ini anggota Koperasi Sekolah Pelangi dapat memperoleh pemahaman terhadap praktik sistem pengendalian internal dalam pengelolaan keuangan koperasi. Kedua, anggota koperasi dapat memperoleh pengetahuan mengenai praktik sistem pengendalian internal dalam pengelolaan keuangan koperasi yang lebih baik dan sesuai standar. Ketiga, memberikan panduan praktis dan strategis kepada anggota koperasi dalam merancang serta menerapkan langkah-langkah konkret yang dapat memperkuat sistem pengendalian internal secara berkelanjutan.

Kegiatan dilaksanakan dengan metode penyampaian materi tentang Pengenalan Sistem Pengendalian Internal (SPI) serta implementasi penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan formulir SPI. Tim pengabdi memberikan paparan komprehensif mengenai konsep dasar SPI, unsur-unsur penting seperti pemisahan tugas yang jelas, dokumentasi setiap transaksi, otorisasi keuangan yang berjenjang, serta pentingnya pengawasan internal.

Pendekatan yang digunakan bersifat interaktif dan partisipatif, memungkinkan para pengurus dan anggota koperasi untuk bertanya, berdiskusi, serta berbagi pengalaman terkait tantangan yang mereka hadapi dalam pengelolaan keuangan koperasi sehari-hari.

Berdasarkan wawancara, tanya jawab, serta pengamatan langsung selama kegiatan pengabdian berlangsung, tim pengabdi mencatat tiga hasil utama yang sangat menggembirakan.

Pertama, peserta memahami konsep dasar sistem pengendalian internal dan manfaatnya dalam pengelolaan koperasi. Pemahaman ini mencakup pentingnya akuntabilitas, transparansi, serta pengawasan dalam setiap aktivitas keuangan koperasi.

Kedua, tersusunnya draft SOP koperasi yang mencakup alur proses kegiatan keuangan koperasi, otorisasi, pencatatan, penyimpanan dokumen, serta pembagian tugas yang jelas. Draft SOP ini menjadi dokumen penting yang selama ini belum dimiliki oleh Koperasi Sekolah Pelangi.

Ketiga, meningkatnya kesadaran pengurus koperasi akan pentingnya akuntabilitas dan pengawasan dalam setiap transaksi. Para pengurus kini lebih memahami bahwa pengendalian internal bukanlah bentuk ketidakpercayaan, melainkan instrumen untuk melindungi koperasi dan seluruh anggotanya.

Berdasarkan hasil analisis kegiatan pengabdian yang telah dilaksanakan, dapat disimpulkan dua hal penting.

Pertama, Koperasi Sekolah Pelangi belum memiliki sistem dan prosedur yang jelas mengenai sistem pengendalian internalnya, khususnya tentang pembelian kredit, sehingga masih ditemukan beberapa kesalahan pencatatan keuangan. Kondisi awal ini menjadi latar belakang pentingnya kegiatan pelatihan.

Kedua, pelatihan dan penyuluhan yang diberikan oleh pemateri mampu meningkatkan pemahaman pengurus Koperasi Sekolah Pelangi mengenai pentingnya sistem pengendalian internal dan perlunya kemampuan untuk menyusun Standard Operating Procedure (SOP) yang baik agar kegiatan usaha dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Kegiatan PKM ini memberikan dampak positif yang signifikan bagi Koperasi Sekolah Pelangi. Para pengurus yang sebelumnya mungkin masih melakukan pencatatan keuangan secara sederhana atau kurang terstruktur, kini memiliki pemahaman dan keterampilan untuk menyusun sistem pengendalian internal yang lebih baik.

Dengan adanya draft SOP yang telah disusun, koperasi kini memiliki pedoman yang jelas dalam menjalankan aktivitas keuangannya. Pemisahan tugas yang jelas, dokumentasi transaksi yang rapi, serta otorisasi keuangan yang berjenjang diharapkan dapat meminimalkan risiko kesalahan pencatatan dan potensi penyalahgunaan dana.

Selain itu, meningkatnya kesadaran akan pentingnya akuntabilitas dan pengawasan juga berdampak pada peningkatan kepercayaan anggota terhadap pengurus koperasi. Dengan kepercayaan yang tinggi, anggota akan lebih aktif berpartisipasi dan mendukung berbagai program koperasi.

Melalui kegiatan PKM ini, Universitas Potensi Utama membuktikan komitmennya dalam mendukung pengembangan koperasi sebagai badan usaha yang berlandaskan prinsip kekeluargaan dan gotong royong. UPU tidak hanya berfokus pada pendidikan formal di dalam kampus, tetapi juga aktif memberikan pendampingan kepada koperasi sekolah agar dapat mengelola keuangan secara lebih profesional, transparan, dan akuntabel.

Dengan meningkatnya kapasitas pengurus Koperasi Sekolah Pelangi dalam menerapkan sistem pengendalian internal, diharapkan koperasi dapat terus berkembang, memberikan layanan yang lebih baik kepada anggota, serta menjadi contoh bagi koperasi sekolah lainnya di wilayah Medan.